Preguntas Frecuentes
¿Qué hacer si no forma parte de la prueba piloto y me llega un documento en digital?
A las unidades administrativas y académicas que no están involucradas en la primera fase de la prueba piloto y recibe una comunicación electrónica ésta debe ser guardada en su computador con el asunto y la fecha en que se generó la comunicación y si la unidad tiene que responder lo hará en la forma tradicional. Debe responder el correo haciendo mención a que por no formar parte de la prueba piloto la respuesta a la mencionada comunicación se hará mediante formato tradicional y se enviará por mensajería interna.
¿El token es transferible?
No, el token no es transferible ya que contiene un certificado que se emite exclusivamente al usuario al que se le asigna, además el token se encuentra protegido por un PIN o clave que debe colocar el usuario una vez le es entregado y que es utilizado cada vez que se realice una firma electrónica.
Cuando se le entrega el token al usuario, declara que asume la responsabilidad proveniente de: negligencia e inobservancia de leyes, reglamentos, providencias y normativas previstas en la legislación venezolana, en materia de mensajes de datos y firmas electrónicas y las demás de la Administración Pública, reguladoras de la gestión, uso y aplicación del equipo asignado.
Qué hacer en el caso de pérdida del Token?
Debe notificarlo de inmediato a la Dirección de Servicios Telemáticos (DST) al Departamento de Atención al Usuario (DAU) a través de la extensión 4100 ó a través del correo electrónico ayudadst@usb.ve. Por seguridad se procederá a la revocación del certificado electrónico y se aplicarán los términos y condiciones por concepto del costo de reposición del token y el certificado electrónico establecidos en el acta de asignación del token.
Qué hacer si se le olvido la clave del Token?
Debe comunicarlo a la Dirección de Servicios Telemáticos (DST) a través del Departamento de Atención al Usuario (DAU), extensión 4100 ó enviando un correo electrónico a ayudadst@usb.ve , luego se coordinará una cita para cambiar la clave.
¿Por cuál correo electrónico debo enviar el documento firmado electrónicamente?
El correo que debe utilizar para enviar las comunicaciones firmadas electrónicamente es el correo electrónico institucional, cabe destacar que si la comunicación llega a un particular debe responder por la cuenta de correo asignada por la USB y si llega por el correo departamental debe responder por este mismo.
¿Qué hacer si el documento firmado electrónicamente va dirigido a un ente externo?
Los lineamientos del programa aurora establecen claramente qué hacer en este caso en particular.
Lineamiento: “La firma electrónica en esta primera etapa será utilizada para suscribir las comunicaciones formales interdependencias de la USB. En el caso de recibir solicitudes por vía electrónica de instituciones formales de la administración pública, u otras externas, si el nivel del cargo que ejerce se lo permite, podrá dar respuesta a las mismas por esta vía, guardando los extremos legales para la adecuada clasificación, organización, preservación, integridad y fiabilidad de esas comunicaciones”
¿Qué hacer si necesito enviar un documento a varias unidades?
Para esto el destinatario deberá redactar un correo y adjuntar la comunicación respectiva y con el fin de poder cubrir lo referido, dirigida a varias personas, este correo deberá llevar los destinatarios adicionales en el campo con copia.
¿Quién es el responsable del resguardo del documento electrónico?
La unidad responsable del resguardo del documento electrónico, es la unidad que genera la comunicación y debe ser guardada según el asunto establecido en el cuadro de clasificación suministrado por el Centro de Documentación y Archivo.
Lineamiento: “En esta primera etapa de prueba piloto, el funcionario que produzca una comunicación formal, deberá velar porque ésta se imprima, se firme de la manera tradicional, se coloque el sello y se archive en papel, hasta que se revisen los resultados de la prueba piloto.”
Lineamiento: “Las comunicaciones enviadas por vía electrónica deberán ser archivadas durante un año por la dependencia que las produce, de acuerdo a lo establecido en la tabla de retención de documentos de la Universidad Simón Bolívar y la dependencia que las reciba las guardará por el mismo tiempo, a menos que la tabla de retención de documentos establezca otra cosa. La custodia permanente de estas comunicaciones le corresponderá al CENDA una vez que se inicie el proceso de transferencia electrónica de documentos al servidor central”
¿Qué hacer en el caso que designen un nuevo jefe o director en unas de la unidades involucradas en la prueba piloto?
El usuario saliente debe hacer entrega del token a la Dirección de Servicios Telemáticos (DST).
Con la carta de nombramiento por consejo directivo, la Dirección de Servicios Telemáticos a través del Departamento de Atención al Usuario (DAU) envía un correo al usuario para iniciar el trámite.
El usuario debe asistir al DAU para prestar el servicio de validación previamente acordado con Procert. El DAU hace el registro y validación del usuario ante Procert.
El Departamento de Soporte de Operaciones y Sistemas (SOS), asigna el token al usuario, lo activa, genera el certificado y lo instala en el token.
Nota: en los caso de la Sede del Litoral, El DAU hace el contacto, si el usuario hace vida en el Litoral, se transfiere a Departamento de Operaciones de Servicios Telemáticos de la Sede del Litoral (DOST).
