Programa Aurora

Alcance

El Programa @urora para la Gestión del Documento Electrónico es una metodología para el abordaje de los procesos documentales en la Universidad Simón Bolívar, desde el punto de vista del ciclo de vida del documento y tiene sus antecedentes en el Programa para la Gestión de Documentos, desarrollado desde la Dirección del Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar, en la Norma sobre Contingencia Presupuestaria, aprobada por Consejo Directivo en el año 2009 y en el interés por parte de la Secretaría de la USB de implementar la gestión del documento electrónico como parte del Plan de Gestión 2009-2013. El primero, tiene como finalidad establecer criterios para la normalización, producción, uso, reproducción, organización y preservación de los documentos, la segunda establece un marco para el ahorro, uso eficiente del papel y consumibles en la Institución.

 

Objetivos

  • Crear un Sistema para la Gestión de los Documentos Electrónicos en la USB, apoyado en los lineamientos de gestión documental y uso de la firma electrónica como  elemento que le otorga validez legal.
  • Garantizar la transparencia de la gestión y el acceso a la información de manera eficiente.
     
  • Impulsar un posicionamiento de vanguardia para la Universidad, en el uso de las tecnologías de información y comunicación.

 

Propuesta

1. Diseñar los lineamientos para la normalización de la gestión del documento electrónico en cada una de las dependencias de la USB.

2. Evaluar los elementos legales para la generación, gestión y conservación del documento electrónico en la Institución apoyado en el uso de la firma electrónica. Esto incluye una normativa interna para el uso del correo, la firma electrónica como evidencia y soporte de las transacciones y actividades de la Institución.

3. Formar y capacitar a la comunidad universitaria en la gestión del documento electrónico en todas las etapas de su ciclo de vida.

4. Motivar hacia el cambio cultural para el uso eficiente del papel, el aprovechamiento de las tecnologías de información y comunicación dentro de la USB.

5. Evaluar o desarrollar un sistema que permita la gestión de documentos electrónicos íntegros, fiables, auténticos y accesibles además de la gestión del expediente en cualquiera de sus formatos.

6. La realización de una prueba piloto.

 

Impacto

El programa @urora está dirigido a resolver los problemas de gestión documental, multiplicidad de copias de un mismo documento y agilizar los trámites burocráticos soportados en documentos, e incidirá en el apoyo de los procesos administrativos dentro de la Institución, que poseen un valor legal, que son producidos y recibidos durante el curso de la gestión o actividad para el cumplimiento de los fines institucionales y conservados como prueba e información. El programa se sustenta en la existencia de normativas y leyes nacionales, que permitan avanzar de manera gradual, en una primera etapa: la conformación de los expedientes mixtos (en papel y electrónico), en una segunda etapa: los expedientes electrónicos, en una tercera etapa: la implantación definitiva de la gestión del documento electrónico con alcance a toda la USB.

 

Aprobación por el Consejo Directivo

http://sistema.cenda.usb.ve/descargas/pdfs/actas/2359/original/Actas_2012-07.pdf?1333982457